淺談項目負責人應該負責的工作

企業上市涉及的工作紛繁復雜、方方面面,從涉及方來講,就包括企業、券商、律師事務所、會計師事務所、評估師事務所,有時還包括撰寫可行性研究報告的第三方機構,大家為了一個目標而工作、努力,這里面必然有一個項目管理的問題。只要是項目管理,就有一個“管理者”的問題,或者準確地講需要一個“領隊”。一般的,這個“領隊”都是毫無意外地由券商擔任。但是,由于涉及的各方其實是相對獨立的,本質上各方之間并沒有上下級的關系,券商這個“領隊”能夠完成這個項目管理的重擔嗎?
券商必須要完成這個重擔!這是其特殊的角色決定的,券商就是“總協調人”,只有券商能夠擔任這個“領隊”的角色。但是,這里有個重要前提:其他各方各負其責!如果看不到這個前提,只是要求這個臨時組合起來的隊伍和“領隊”完成任務,是根本不可能的。
筆者見到過很多企業,在召開項目啟動會時,企業領導將“最高的權力”給了券商,并承諾“只要是券商安排的工作,我們務必高質量地完成”,,但現實卻并不這樣,因為在心底里,他認為只有企業才是甲方,其余都不過是乙方,乙方就是為甲方服務的。本質上,這確是如此。券商雖然是“領隊”但畢竟也是乙方,乙方沒有甲方的密切配合是根本不可能完成任務的,在甲方明顯抵制的情況下甚至連“領隊”的地位也會受到威脅。這說明什么?這說明券商的所謂“權力”本質上是來源于甲方的,但很多企業卻看不到或不愿承認這點。
為了項目能夠成功,為使項目管理能夠非常順利,筆者在此想說的是,企業上市這個項目不同于某一個單位內部的項目管理,畢竟各機構間不存在上下級關系,且是由乙方中的一方擔任“領隊”,因而有以下兩方對項目管理順利與否起著非常重要的作用:作為甲方的企業和作為“領隊”的券商。
每一項工作都是要落實到具體人來實施的,下面先說券商的項目負責人應當負責責的工作:
1.項目負責人要把握整個項目的進度、確保各機構落實梯隊人員(具體執行人員、項目負責人員)、在各階段需要調動的各項資源心中有數、對所有機構出具的上報文件把關、明確工作機制和工作紀律等總體性工作。
2.項目負責人要在每一重要節點執行前培訓項目組人員,如項目啟動會、準備上報文件前的一段時期的盡職調查、重點文件如招股說明書起草、反饋意見回復起草等工作執行前溝通注意事項,統一工作標準,且此點應在每一階段的工作開始前進行,不能太早但也不能在這一階段已有初稿了再進行,否則很可能會耽誤時間。實踐中這個工作很重要,關系到執行的質量和項目負責人能否拿出精力做更重要的工作。
3.協助其他人員(包括券商自己的項目組人員、律師、會計師和企業具體執行人員)推進重要工作。由于這些人員基本是具體工作人員,在協調安排其他人工作時可能會力不從心,這時項目負責人直接協助安排或要求企業領導召集有關各方在一起開會安排,會起到單靠具體執行人員無法達到的效果,作為項目負責人必須關注到這點并及時協調和安排。
4.督促工作紀律的落實。這方面可能每家券商或每名項目負責人員的要求都有不同,因人而異,但一些基本的要求應當是一致的,比如,要求所有人員,包括中介機構和企業人員在起草完材料、發出郵件或提供掃描件/復印件前一定要檢查下自己的工作再提交,否則發給對方一個錯誤或根本就連你自己也看不清楚的掃描文件有什么意義?這作為工作紀律每一個人員都要遵守,否則一點點小事積累起來,就會耽誤整個項目的進度和質量。
5.統籌各方面資源,保持與企業項目運作關鍵人員的良好關系和順暢溝通。關系良好才能順暢溝通,項目負責人與其他各機構的項目運作關鍵人員(不只是企業的領導,還包括其他中介機構如律師事務所、會計師事務所的項目負責人員)的順暢溝通對項目運作非常重要。當然,關系好是相互的,為使項目順利推進,各方也都應有這個意識。
6.參與或組織盡職調查過程中的關鍵問題研究、討論,對盡職調查過程中重要的第一手資料審閱,對所有上報文件進行把關、復核、修改。
7.在現場工作的基礎上,復核審計報告、法律意見書等會計師和律師出具的待上報文件。這里提出復核此類重要報告的基礎上“在現場工作的基礎上”,這點是非常重要的,而絕不能只是對報告的文字、措辭進行復核,那樣是完全錯誤的。在現場觀察企業的設備、在建工程項目、存貨數量、品名包裝等細節、工人生產狀況等,這些都是非常重要的,對于復核審計機構出具的審計報告等非常重要,看不到這些實物而僅是從文字、措辭或邏輯上復核具有非常大的局限性,往往越是重要的問題越難以發現,從而提出的多是細節問題。對于項目負責人來講這種工作方式是不對的,簽字保代更不能以這種不在現場工作基礎上對文件進行復核的方式工作。在筆者曾初步接觸的某一項目(后隨即放棄)初步了解過程中,如果不去看現場,就不能發現審計報告初稿中所列的存貨金額是與現場看到的可能有較大差別、產成品積壓時間較長存貨變現價值不確定、在建工程項目金額與實際在建金額可能差別較大等問題,同時注意到會計師并沒有對存貨進行詳細盤點即完成審計報告初稿這一重要問題,這就使審計報告具有了重大瑕疵。其實,券商的質控部門一定要去現場實地觀察后再復核所有中介機構的上報文件,原因也正在于此。此外,在此需要提醒的是,復核審計報告,同時要復核審計師對重要項目的審計程序是否完備,這也是必需的,這也是不能只復核文字這些內容的應有之義。
8.項目負責人要在通篇看完材料后,意識到哪些地方是重點,是潛在的問題點,要想方設法把這些問題說深說透。甚至要有意識哪些重要數據或解釋說明可能不對或與事實不符,因為起草人員分工負責具體的業務或財務內容,對其他內容可能掌握不夠,項目負責人掌握的信息量全面,通稿過程中也要能夠發現此類問題。這些也是項目負責人的一項重要工作。
9。注意維護自身和所有乙方參與人員的權威。為什么提出這個問題?因為企業的權威不會存在被挑戰的可能,企業是唯一的甲方。作為券商的負責人,同樣要注意維護其他中介機構負責人的威信,因為其他中介機構能夠迅速有效開展工作對于券商所安排的進度度能夠按時推進是必不可少的,券商負責人不只要維護券商人員而且要有意識協助其他中介機構樹立這種良好形象和權威。
10.最后一點,也是特別重要的一點:不和不誠信的企業打交道:如果發現企業在盡職調查過程中不能誠信地提供資料或說明,那盡快和企業說“拜拜”,但不是“再見”。風險投資公司是發現并服務于優秀的企業進而與之共同收獲,不是“打假專業戶”,和不誠信的企業握手后說“拜拜”,既是對企業負責也是對自身負責。
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